Vendre du vin à un restaurant : facturer, encaisser, relancer

En bref. Vendre à un restaurant, un traiteur ou un bar à vins n'est pas vendre au comptoir en plus grand. Le prix se négocie hors taxes, la facture porte des mentions que le ticket de caisse n'a pas, le paiement arrive à trente jours quand il arrive, et la facture électronique devient la norme. Un caviste qui traite ce canal « comme le reste » y perd de la marge, ou des heures le soir. Voici ce qu'il faut poser une fois pour que chaque commande pro prenne cinq minutes.

Le restaurant d'en face est souvent le premier client professionnel d'une cave, et le plus précieux : des volumes réguliers, une carte qui fait connaître vos vins, un chef qui parle de vous. C'est aussi le client qui paie le plus tard et qui exige le plus de papier. Les deux se gèrent, à condition de ne pas improviser.

1. Le tarif pro : hors taxes, écrit, daté

Au comptoir vous vendez toutes taxes comprises ; à un restaurant vous vendez hors taxes, et la remise se calcule sur ce prix-là. Décidez une grille avant la première commande — par exemple une remise par palier de quantité, ou un prix pro par référence — et écrivez-la. Un tarif pro qui vit dans votre tête change d'un mois à l'autre, et c'est le restaurateur qui s'en souviendra.

Vérifiez la marge après remise : une bouteille achetée 9 € HT et vendue 13 € HT au restaurant vous laisse 4 €, avant le temps de livraison. Certaines références ne supportent pas la remise pro ; dites-le plutôt que de vendre à perte.

2. La commande : un bon, pas un texto

Le SMS du chef à 23 h — « tu me remets 12 Morgon et 24 Picpoul ? » — est une commande. Transformez-le en bon de commande ou bon de livraison daté, avec les quantités, les millésimes et le prix HT : c'est ce document que vous signerez à la livraison et qui justifiera la facture. En cas de désaccord sur les quantités livrées, c'est lui qui tranche, pas le texto.

3. La facture : les mentions qui ne se rattrapent pas

Une facture à un professionnel doit porter, au minimum : votre identité complète (dénomination, adresse, SIRET, numéro de TVA), celle de l'acheteur (nom, adresse, SIRET), le numéro de facture unique et chronologique, la date d'émission, la date de livraison, la désignation précise de chaque ligne (vin, millésime, format, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA), les totaux HT, TVA et TTC, la date d'échéance, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (articles L441-10 et D441-5 du code de commerce).

Deux pièges fréquents. Le premier : oublier le SIRET ou l'adresse du client parce que « c'est le resto d'à côté ». Sans eux, la facture n'est pas conforme et la facture électronique la refusera. Le second : corriger une facture émise. Une facture émise ne se modifie pas ; une erreur se répare par un avoir, puis une nouvelle facture. Un logiciel qui vous laisse éditer une facture après émission vous rend un mauvais service.

4. La facture électronique : Factur-X, dès maintenant

Depuis septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et l'obligation d'émettre se déploie par taille d'entreprise. Concrètement, votre restaurant client va vous demander un fichier au format Factur-X — un PDF lisible qui embarque un XML structuré, conforme à la norme EN 16931 — plutôt qu'un PDF scanné. Sans échéance convenue, le fichier doit porter la mention légale du délai de règlement applicable ; sans SIRET acheteur, il sera rejeté par la plateforme.

Ce n'est pas un sujet d'expert-comptable : c'est le format dans lequel vous facturerez tous vos clients pros d'ici deux ans. La page facturation électronique pour caviste détaille le calendrier.

5. Le délai de paiement : trente jours, et une date sur la facture

Entre professionnels, le délai par défaut est de trente jours après réception des marchandises ; il peut être porté à soixante jours par convention, ou quarante-cinq jours fin de mois. Le point qui compte n'est pas le chiffre : c'est qu'une date d'échéance figure sur la facture. Sans elle, vous relancerez « à vue de nez » et le client répondra « je n'avais pas la date ».

Pour un nouveau client pro, rien n'interdit de demander le paiement à la livraison sur les deux premières commandes. Un lien de paiement par carte envoyé avec la facture évite la discussion sur le pas de la porte.

6. La relance : à J+1, courtoise, écrite

Un restaurateur qui paie en retard n'est pas de mauvaise foi ; il a cinquante fournisseurs et une trésorerie qui respire au rythme des services. Ce qui fonctionne : une relance le lendemain de l'échéance, par mail, avec la facture jointe et le montant restant dû, sans reproche. Puis une seconde à J+8, et un appel à J+15. Ce qui ne fonctionne pas : attendre un mois « pour ne pas le braquer », puis relancer trois factures d'un coup.

Gardez la trace de chaque relance sur la fiche du client : date, canal, réponse. Le jour où il faut faire jouer les pénalités de retard, c'est cette trace qui compte. Et le jour où vous décidez qu'un client pro n'est plus rentable, c'est elle qui vous le dit.

7. Ce que le canal pro change dans votre stock

Douze Morgon pour un restaurant, c'est deux semaines de ventes au comptoir qui partent en une livraison. Si la commande n'est pas déduite du stock au moment où elle est préparée, votre boutique en ligne vend des bouteilles que vous n'avez plus, et vous découvrez la rupture devant un client. Une commande pro doit réserver le stock à sa préparation, pas à sa facturation. C'est la différence entre un outil de facturation et un outil de caviste.

À retenir

• Un tarif pro hors taxes, écrit et daté, vérifié à la marge par référence.
• Un bon de livraison signé pour chaque commande : c'est lui qui justifie la facture.
• SIRET et adresse du client, date d'échéance, pénalités et indemnité de 40 € : les mentions qui ne se rattrapent pas.
• Une facture émise ne se corrige pas ; une erreur se répare par un avoir.
• Factur-X est le format de vos factures pros d'ici deux ans ; commencez maintenant.
• Relancez à J+1, par écrit, en gardant la trace.

Cet article présente le cadre général de la facturation entre professionnels et ne constitue pas un conseil juridique ou comptable.

Pour aller plus loin : calculer la marge d'une bouteille · capsule CRD et expédition · le portail client B2B