Politique de confidentialité
Hubcave est un logiciel de gestion pour cavistes. Il enregistre des données sur vous, sur votre équipe et — parce que c'est son objet — sur vos clients. Cette politique décrit ce que le service fait réellement de ces données, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés. Elle vaut pour l'application (app.hubcave.fr), pour les boutiques et portails que vous y publiez, et pour le site hubcave.fr.
1. Qui est responsable
Le service est édité par :
- Dénomination : WTF! EXPERIENCE
- Forme : Société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 350 €
- Immatriculation : RCS Saint-Denis de La Réunion 130 815 640
- Siège : 9 rue Pierre Marinier, 97438 Sainte-Marie, La Réunion
- Référent données : l'éditeur, à hello@hubcave.fr (aucun délégué à la protection des données n'est désigné)
2. Deux casquettes : responsable de traitement et sous-traitant
Hubcave est responsable de traitement pour les données qui concernent vous : votre compte, les membres de votre équipe, votre abonnement, vos échanges avec nous, les visiteurs du site hubcave.fr et les candidats à la bêta.
Hubcave est sous-traitant (art. 28 RGPD) pour les données de vos clients : fiches du carnet, historique d'achat, cave personnelle, commandes du portail professionnel, acheteurs de votre boutique en ligne, destinataires de vos campagnes, courrier reçu dans une boîte que vous connectez. Vous en êtes le responsable de traitement : c'est vous qui décidez de les enregistrer, qui informez vos clients et qui recueillez leurs consentements. Hubcave ne les traite que sur vos instructions, c'est-à-dire en exécutant les fonctions du logiciel.
Cette politique et les conditions générales d'utilisation tiennent lieu d'accord de traitement au sens de l'article 28 : elles fixent l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les catégories de données et de personnes concernées, la liste des sous-traitants ultérieurs (§ 6), les mesures de sécurité (§ 9) et l'assistance que Hubcave vous apporte pour répondre aux demandes de vos clients (§ 10). Un accord distinct peut vous être remis sur demande à hello@hubcave.fr.
3. Quelles données, pour qui
Vous et votre équipe
- Compte : nom, prénom, e-mail, mot de passe (haché, jamais lisible), nom et coordonnées de la cave, SIRET et numéro de TVA si vous les renseignez.
- Connexion avec un compte Google ou Microsoft (si vous l'utilisez) : adresse e-mail vérifiée, rattachée à un compte Hubcave existant — aucune création de compte par ce biais.
- Abonnement, options et crédits : montants et historique, tenus chez Stripe.
- Photos que vous prenez pour la lecture d'étiquettes ou de factures d'achat : analysées, puis conservées uniquement lorsque vous les enregistrez comme justificatif.
- Manager WhatsApp (si vous l'activez) : votre numéro, vos messages et notes vocales, transcrites pour être comprises.
- Retours d'expérience et candidature bêta : ce que vous écrivez, avec votre e-mail si vous le laissez.
Vos clients (Hubcave sous-traitant)
- Carnet et CRM : identité, coordonnées, segments, préférences, historique d'achat, cave personnelle, consentement marketing et son historique.
- Portail professionnel : accès, commandes, bons de livraison, factures et conditions tarifaires du client.
- Boutique en ligne : identité, e-mail et adresse de livraison de l'acheteur, panier, paiement traité par Stripe ; questions posées au sommelier public (sans enregistrement de la conversation).
- Messagerie connectée (si vous reliez une boîte IMAP/SMTP) : expéditeur, objet et un extrait de 400 caractères de chaque message reçu — jamais le corps complet ni les pièces jointes en base ; les réponses que vous validez sont envoyées depuis votre boîte.
- Banque (si vous connectez Qonto) : lignes de relevé, avec les libellés et contreparties qu'elles portent.
Site vitrine hubcave.fr
- Candidature à la bêta : profil (domaine ou cave), prénom, nom, e-mail, téléphone, SIRET si vous le renseignez, et le texte libre que vous écrivez. Ces informations servent uniquement à étudier votre candidature et à vous répondre ; elles nous sont acheminées par e-mail via Resend.
- Prise de rendez-vous : si vous ouvrez le cadre de réservation, les créneaux et les coordonnées que vous y saisissez sont traités par HubBzi (voir § 6). Tant que vous ne cliquez pas, aucune requête n'est envoyée.
- Mesure d'audience : soumise à votre consentement (voir la politique cookies).
Données techniques
- Adresse IP et horodatages, utilisés pour limiter les abus (limitation de débit) et dans les journaux d'hébergement.
- Journal d'audit RGPD : qui a exporté, anonymisé ou modifié un consentement, quand — sous forme de codes, sans contenu libre.
- Journal d'erreurs techniques (Sentry) : message d'erreur et contexte, sans données nominatives.
4. Finalités, bases légales et durées
| Finalité | Base légale | Données | Durée |
|---|---|---|---|
| Créer et faire fonctionner votre compte (connexion, équipe, options, quotas IA) | Exécution du contrat (CGU) | Identité, e-mail, mot de passe haché, nom et coordonnées de la cave, compteurs d'usage | Durée du compte, puis suppression ou anonymisation sur demande |
| Facturer l'abonnement et encaisser les ventes | Exécution du contrat · obligation légale (comptabilité) | Identité du payeur, montants, historique — jamais de numéro de carte | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (art. L123-22 du code de commerce) |
| Gérer votre activité : catalogue, stock, clients, commandes, factures, dépenses, banque | Exécution du contrat (Hubcave agit ici en sous-traitant, voir § 2) | Ce que vous saisissez, importez ou connectez | Durée du compte ; factures et pièces comptables 10 ans |
| Faire fonctionner vos boutiques en ligne et votre portail client | Exécution du contrat avec vous ; pour l'acheteur, exécution de sa commande | Identité, e-mail, adresse de livraison de l'acheteur, contenu de la commande | Durée du compte ; commandes et factures 10 ans |
| Fournir les fonctions d'intelligence artificielle | Exécution du contrat | Les seuls éléments utiles à la tâche (§ 5) ; usage compté pour les quotas | Les réponses que vous conservez restent dans votre compte ; l'appel lui-même n'est pas rejoué |
| Sécuriser le service : sessions, limitation de débit, journal d'erreurs, journal d'audit RGPD | Intérêt légitime (sécurité) · obligation légale (preuve des consentements) | Adresse IP, horodatages, identifiants techniques, codes d'action — sans contenu libre | Sessions 12 h ; sauvegardes 30 jours ; journal d'audit pendant la durée du compte |
| Répondre à vos demandes et améliorer le service (widget de retours, invitation bêta) | Intérêt légitime · consentement lorsque vous laissez vos coordonnées | Texte du retour, e-mail si vous le donnez, indicateurs d'usage de la cave | Durée du compte, puis effacement sur demande |
| Étudier votre candidature à la bêta et vous répondre (site vitrine) | Mesures précontractuelles prises à votre demande | Profil, identité, e-mail, téléphone, SIRET, texte libre | Douze mois après le dernier échange, ou plus tôt sur demande |
| Mesurer l'audience du site vitrine | Consentement | Pages vues et provenance, agrégées (Vercel Web Analytics) | Choix de consentement mémorisé 13 mois au maximum |
5. Intelligence artificielle
Les fonctions d'IA (assistant, rédaction, analyses, lecture d'étiquettes et de factures, classement du courrier, sommelier) s'appuient sur les modèles Claude de la société Anthropic, appelés depuis nos serveurs — jamais depuis votre navigateur. Chaque appel n'emporte que ce qui est utile à la tâche : le texte que vous saisissez, les fiches concernées (par exemple l'historique d'achat d'un client pour une relance), une photo d'étiquette ou de facture, les en-têtes d'un e-mail pour le classer, le corps d'un e-mail auquel vous demandez une réponse.
Selon les conditions commerciales du fournisseur, les contenus transmis par l'API ne sont pas utilisés pour entraîner ses modèles. Les visuels du Studio sont générés par Cloudflare Workers AI à partir d'un brief de scène ; aucune photo de personne n'est envoyée à un modèle d'image. Les notes vocales du Manager WhatsApp sont transcrites par un modèle Google (Gemini) si cette option est active.
Principe constant du service : l'IA propose, l'humain valide. Aucune publication, aucun envoi, aucune vente ni décision produisant un effet juridique à votre égard ou à l'égard de vos clients n'est prise de façon automatisée. Une proposition de l'IA se relit, se corrige et se refuse. L'usage est compté (quotas) ; le contenu des échanges n'est conservé que là où vous choisissez de le garder (brouillon, fiche, conversation).
6. Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont jamais vendues ni cédées. Elles sont traitées par les prestataires ci-dessous, liés par contrat, et par personne d'autre. Deux groupes : ceux du socle, actifs pour toute cave, et ceux qui n'entrent en jeu que si vous connectez le service correspondant.
Socle — actifs pour toute cave
| Prestataire | Rôle | Données transmises | Pays — encadrement |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement de l'application et du site (calcul, réseau, journaux techniques) | Tout ce qui transite par le service ; adresses IP et horodatages dans les journaux | États-Unis — CCT |
| Cloudflare, Inc. | Base de données (D1), stockage des fichiers et sauvegardes (R2), génération des visuels du Studio (Workers AI) | Toutes les données enregistrées dans Hubcave ; pour les visuels, le brief de la scène (jamais une photo de personne) | Union européenne / États-Unis — CCT + DPF |
| Anthropic, PBC | Modèles Claude : assistant, rédaction, analyses, lecture d'étiquettes et de factures, classement du courrier | Uniquement les éléments nécessaires à la tâche demandée (voir § 5) | États-Unis — CCT |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Abonnement Hubcave, encaissement des ventes en ligne et primeur (Stripe Connect), crédits | Identité et e-mail du payeur, montants ; les numéros de carte ne passent jamais par Hubcave | Irlande (UE) — UE |
| Resend, Inc. | Acheminement des e-mails envoyés par Hubcave : invitations au portail, confirmations de commande, rappels, campagnes et newsletters ; et, sur ce site, des candidatures à la bêta | Adresse e-mail du destinataire, contenu du message | États-Unis — CCT + DPF |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Journal des erreurs techniques | Message d'erreur, identifiant de cave, contexte technique — jamais de nom, d'e-mail ni de contenu libre | États-Unis — CCT + DPF |
| Airtable, Inc. | Suivi des retours utilisateurs (widget feedback) et des codes d'invitation bêta | Texte du retour, e-mail si le caviste le renseigne, nom de la cave et indicateurs d'usage | États-Unis — CCT |
| HubBzi | Prise de rendez-vous en ligne sur ce site, outil édité par la même maison que Hubcave, chargé uniquement si vous ouvrez le cadre de réservation | Créneau choisi et coordonnées que vous saisissez | Union européenne / États-Unis — CCT |
Options — uniquement si vous connectez ce service
| Prestataire | Rôle | Données transmises | Pays — encadrement |
|---|---|---|---|
| Google LLC | Connexion à Hubcave avec un compte Google ; envoi d'e-mails et d'invitations d'agenda depuis le compte Google du caviste ; réponses aux avis Google Business Profile ; transcription des notes vocales WhatsApp du Manager (Gemini) | E-mail de connexion ; messages et rendez-vous que le caviste envoie ; avis et réponses ; enregistrement vocal à transcrire | États-Unis — CCT |
| Microsoft Corporation | Connexion à Hubcave avec un compte Microsoft ; envoi d'e-mails et d'invitations d'agenda depuis Microsoft 365 | E-mail de connexion ; messages et rendez-vous que le caviste envoie | Union européenne / États-Unis — CCT |
| Twilio Inc. | Canal WhatsApp du Manager | Numéro WhatsApp du caviste, messages et notes vocales échangés avec le Manager | États-Unis — CCT |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Publication sur Facebook et Instagram | Textes et visuels que le caviste publie, statistiques de ses pages | Irlande (UE) / États-Unis — CCT |
| TikTok Technology Limited | Publication sur TikTok et lecture des statistiques des posts | Textes et visuels que le caviste publie, statistiques de ses posts | Irlande (UE) / hors UE — CCT |
| Olinda SAS (Qonto) | Import automatique des relevés bancaires pour le rapprochement | Lignes de relevé du compte professionnel connecté (libellé, montant, date, contrepartie) | France (UE) — UE |
| Pennylane SAS · Sellsy SAS | Envoi des factures émises vers l'outil comptable connecté | Factures et identité des clients facturés | France (UE) — UE |
| Brevo (Sendinblue SAS) · Mailchimp (The Rocket Science Group LLC) | Synchronisation des contacts consentants vers l'outil de newsletter connecté | E-mail, nom et prénom des clients ayant consenti | France (UE) · États-Unis — UE · CCT |
| SumUp · Square (Block, Inc.) · Zettle (PayPal) · Tactill | Lecture des transactions de caisse pour le rapprochement | Tickets de caisse (montants, dates, moyens de paiement) — dans le sens caisse → Hubcave | Union européenne / États-Unis selon le prestataire — UE ou CCT selon le prestataire |
| La Poste | Suivi des colis Colissimo expédiés depuis l'e-boutique | Numéro de colis uniquement | France (UE) — UE |
| OpenProvider B.V. | Enregistrement du nom de domaine de la boutique | Identité du titulaire : nom, prénom, e-mail, adresse, téléphone | Pays-Bas (UE) — UE |
| ElevenLabs Inc. · Shotstack Pty Ltd | Voix de synthèse et montage des vidéos de formation | Script de la vidéo et visuels choisis par le caviste | États-Unis · Australie — CCT |
Les services que vous branchez pour importer vos propres données (Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Wix, votre boîte e-mail) ne reçoivent rien de Hubcave : nous y lisons ce que vous nous autorisez à lire. Si vous activez une section « Plan » sur votre boutique, un cadre Google Maps est chargé dans le navigateur du visiteur, aux conditions de Google.
7. Transferts hors de l'Union européenne
Plusieurs prestataires du socle sont établis aux États-Unis (hébergement, base de données, IA, e-mails, journal d'erreurs). Chaque transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (« CCT »), et, lorsque le prestataire est certifié au Data Privacy Framework UE–États-Unis (« DPF »), par cette certification en plus. La colonne « encadrement » des tableaux ci-dessus indique ce que nous avons vérifié, prestataire par prestataire. Vous pouvez obtenir copie des garanties applicables à hello@hubcave.fr.
8. Durées de conservation
- Compte et données métier : pendant toute la durée du compte. Aucune purge automatique n'est programmée après une résiliation : les données sont supprimées ou anonymisées sur votre demande à hello@hubcave.fr, ou lorsque nous fermons définitivement le compte.
- Factures, commandes et pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (obligation légale). L'anonymisation d'un client conserve ses factures, mais efface son identité de sa fiche.
- Sauvegardes : copies quotidiennes de la base, conservées 30 jours puis effacées.
- Sessions : 12 heures pour l'application, 7 jours pour le portail client.
- Journal d'audit et registre des consentements : pendant la durée du compte (ils constituent la preuve des demandes traitées et des consentements recueillis).
- Journal d'erreurs : durée courte, fixée par le prestataire (Sentry).
- Retours d'expérience et candidatures bêta : jusqu'à douze mois après le dernier échange, ou plus tôt sur demande.
- Choix de consentement aux cookies du site vitrine : 13 mois au maximum, dans votre navigateur.
9. Sécurité
Ce que le code fait, et rien de plus :
- Mots de passe hachés par PBKDF2 ; sessions signées (HMAC-SHA256), révocables globalement en cas d'incident.
- Chiffrement des échanges (HTTPS) et politique de sécurité du contenu (CSP) sur toutes les pages.
- Isolation par cave : chaque requête à la base porte l'identifiant de la cave ; un jeton de portail client ne peut pas ouvrir l'application, et inversement.
- Jetons des services que vous connectez chiffrés en base (AES-256-GCM), clé de chiffrement hors base et tournable.
- Chiffrement au repos assuré par les hébergeurs (Cloudflare pour la base et les fichiers).
- Limitation de débit sur les points d'entrée publics (connexion, boutique, sommelier).
- Journal d'audit RGPD en écriture seule ; journal d'erreurs sans données nominatives.
Aucune mesure n'est infaillible. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, Hubcave notifie la CNIL dans les 72 heures et vous informe sans délai, avec les éléments nécessaires pour que vous informiez à votre tour vos clients si nécessaire (art. 33 et 34 RGPD). Signalez toute anomalie à hello@hubcave.fr.
10. Vos droits, et ceux de vos clients
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Pour les exercer, écrivez à hello@hubcave.fr ; nous répondons dans le mois. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Pour vos clients, c'est à vous qu'ils s'adressent. Hubcave vous outille depuis la fiche client : export de l'ensemble des données d'un client (fiche, cave personnelle, conversations, interactions, consentements) au format JSON pour répondre à une demande d'accès ou de portabilité ; anonymisation irréversible pour une demande d'effacement (identité, coordonnées et textes libres effacés, factures conservées au titre de l'obligation comptable). Chaque opération est consignée dans le journal d'audit. Les destinataires de vos campagnes disposent d'un lien de désinscription dans chaque e-mail. Si une demande nous parvient directement, nous vous la transmettons.
11. Cookies et stockage dans le navigateur
L'application et les boutiques n'utilisent aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Seuls des cookies strictement nécessaires et une préférence d'affichage sont déposés — exemptés de consentement, d'où l'absence de bandeau dans l'application. Le site hubcave.fr, lui, propose une mesure d'audience (Vercel Web Analytics) soumise à votre accord, décrite dans sa politique cookies ; votre choix y est mémorisé dans le stockage local (hubcave_cookie_consent, 13 mois au maximum).
| Nom | Support | Finalité | Catégorie | Durée |
|---|---|---|---|---|
hubcave_session | Cookie | Session de connexion du caviste et de son équipe (jeton signé). | Strictement nécessaire | 12 heures, puis reconnexion |
hubcave_portail | Cookie | Session du client professionnel sur le portail B2B d'une boutique — limité au chemin /b/<boutique>/espace. | Strictement nécessaire | 7 jours |
hubcave_theme | Cookie | Mémoriser le mode clair / nuit choisi dans l'application. | Préférence | 1 an |
meta_oauth_state, meta_oauth_user, sumup_oauth_state, mail_oauth_state, mail_oauth_verifier, social_oauth_state, social_oauth_verifier, social_oauth_from | Cookie | Sécuriser la connexion d'un service tiers (anti-CSRF, PKCE) le temps de l'aller-retour vers Google, Microsoft, Meta ou SumUp. | Strictement nécessaire | 10 minutes, supprimés à la fin du flux |
hubcave-majeur | Stockage local | Boutique en ligne : mémoriser que le visiteur a confirmé être majeur (vente d'alcool), pour ne pas le lui redemander à chaque page. | Strictement nécessaire | Jusqu'à effacement par le visiteur |
| Panier de la boutique (clé propre à chaque boutique) et marqueur de commande passée | Stockage local | Boutique en ligne : conserver le panier entre deux pages ; le vider une seule fois après la commande. Les prix sont toujours recalculés par le serveur. | Strictement nécessaire | Jusqu'à la commande ou effacement par le visiteur |
hubcave_cookie_consent | Stockage local | Site vitrine : mémoriser votre choix de consentement (mesure d'audience acceptée ou refusée). | Strictement nécessaire | 13 mois au maximum |
12. Mineurs
Hubcave est un service professionnel, réservé aux personnes majeures. Les boutiques en ligne publiées avec Hubcave vendent des boissons alcoolisées : la vente aux mineurs est interdite, chaque boutique demande au visiteur de confirmer sa majorité et aucune donnée n'est sciemment collectée auprès d'un mineur.
13. Modifications
Cette politique évolue avec le service — notamment lorsqu'un prestataire est ajouté ou retiré. Toute modification substantielle vous est signalée dans l'application ou par e-mail. La version en ligne fait foi.
Dernière mise à jour : 2 octobre 2026.